Gedeelde mailboxen zoals [email protected], [email protected], [email protected] en [email protected] zijn voor veel organisaties onmisbaar. Toch behandelde Outlook deze mailboxen jarenlang vooral als een extra map onder het persoonlijke account van een gebruiker.
Dat werkte prima voor het lezen en beantwoorden van berichten, maar zodra je iets serieuzers wilde instellen, begon de ellende. Categorieën beheren, regels maken, meldingen ontvangen, automatische antwoorden instellen of zorgen dat nieuwe e-mails standaard vanaf het gedeelde adres werden verzonden: veel van deze functies waren beperkt, onlogisch geplaatst of helemaal niet beschikbaar.
In de nieuwe Outlook kan een gedeelde mailbox nu rechtstreeks worden geconverteerd of gepromoveerd naar een volwaardig account binnen Outlook. Dat klinkt misschien als een kleine verandering, maar voor gebruikers én IT-beheerders is dit een grote verbetering.1
Deze wijziging is overigens niet gloednieuw. Microsoft heeft deze mogelijkheid al een tijdje in de nieuwe Outlook zitten, maar zoals zo vaak met Microsoft 365-functies valt zoiets pas echt op wanneer je tegen een concreet probleem aanloopt. In dit geval begon het met iets ogenschijnlijk kleins: categorieën beheren in een gedeelde mailbox. Wat eerst weer zo’n typisch Outlook-beheerdingetje leek te worden, bleek ineens veel eleganter opgelost te kunnen worden.
Het oude probleem: wel toegang, maar geen echt account
Wanneer een beheerder een gebruiker volledige toegang gaf tot een gedeelde mailbox, verscheen deze mailbox meestal automatisch in Outlook. Dit heet automapping.
De gebruiker zag bijvoorbeeld:
- het eigen account
[email protected]; - daaronder de gedeelde mailbox
[email protected].
De mailbox was toegankelijk, maar Outlook behandelde deze niet als een zelfstandige accountcontext. Daardoor ontstonden allerlei vreemde beperkingen.
Een gebruiker kon bijvoorbeeld wel een categorie toevoegen aan een bericht in de gedeelde mailbox, maar bij het beheren of verwijderen van categorieën kwam hij terecht bij de categorieën van zijn persoonlijke mailbox. Regels en automatische antwoorden moesten vaak via Outlook op het web of door een beheerder worden ingesteld. Meldingen voor nieuwe berichten werkten niet altijd en bij een nieuw e-mailbericht moest regelmatig handmatig het juiste adres in het veld Van worden gekozen.
Voor gebruikers was dat verwarrend. Voor beheerders leverde het terugkerende vragen en foutgevoelige workarounds op.
De oude beheerworkaround
Wie een gedeelde mailbox vroeger echt als afzonderlijk account in classic Outlook wilde gebruiken, moest een nogal omslachtige route volgen:
- De bestaande Full Access-machtiging verwijderen.
- Full Access opnieuw toekennen met
AutoMapping $false. - Wachten totdat Outlook de automatisch gekoppelde mailbox verwijderde.
- De gedeelde mailbox handmatig als extra Exchange-account toevoegen.
- Bij de aanmelding niet de gedeelde mailbox, maar het persoonlijke gebruikersaccount gebruiken.
Microsoft documenteert deze methode nog steeds voor classic Outlook. De automatisch gekoppelde mailbox moet daar eerst worden verwijderd of automapping moet worden uitgeschakeld voordat dezelfde mailbox als extra account wordt toegevoegd.2
Technisch werkte dit, maar voor dagelijks beheer was het allesbehalve ideaal. Je had Exchange Online PowerShell nodig, wijzigingen waren niet altijd direct zichtbaar en een verkeerd ingerichte mailbox verscheen soms dubbel in Outlook.
Voor één mailbox was dat nog te overzien. Voor tientallen gebruikers en meerdere gedeelde mailboxen werd het al snel een beheerproject.
De nieuwe oplossing: Convert of Promote
In de nieuwe Outlook kan dit nu rechtstreeks vanuit de instellingen:
Instellingen → Accounts → Gedeeld met mij
Daar zie je de mailboxen waartoe je toegang hebt. Afhankelijk van de manier waarop de mailbox eerder is toegevoegd, verschijnt de optie:
- Convert bij een automatisch gekoppelde mailbox;
- Promote bij een eerder handmatig toegevoegde gedeelde mailbox;
- Add wanneer de mailbox nog niet in Outlook staat.
Na de conversie verschijnt de gedeelde mailbox bij Uw accounts, net als andere accounts in Outlook. De gebruiker moet hiervoor wel de machtiging Volledige toegang hebben.1
Het belangrijke verschil: bij een al automatisch toegevoegde mailbox hoeft de beheerder voor deze route niet eerst automapping uit te schakelen. Geen mailboxmachtigingen verwijderen en opnieuw toevoegen, geen AutoMapping $false, geen handmatige Exchange-accountconstructie en veel minder kans op dubbele mailboxen.
De gedeelde mailbox krijgt eindelijk eigen instellingen
Zodra de mailbox als account is toegevoegd, verschijnt deze in de accountselector van de ondersteunde Outlook-instellingen.
Gebruikers kunnen daardoor instellingen specifiek voor de gedeelde mailbox beheren, waaronder:
- categorieën;
- meldingen;
- inboxregels;
- automatische antwoorden;
- ongewenste e-mail;
- doorsturen;
- quick steps;
- voorwaardelijke opmaak;
- Postvak IN met prioriteit;
- bewaarbeleid.
Microsoft noemt daarnaast ondersteuning voor onder meer ongelezen aantallen, berichtopmaak en bijlagevoorkeuren.3
Dat lost precies het probleem op waarbij een gebruiker wel categorieën kon toepassen in een gedeelde mailbox, maar bij het bewerken of verwijderen ineens de categorieën van het eigen account te zien kreeg. De gedeelde mailbox heeft nu een eigen accountcontext en daarmee een eigen instellingenomgeving.
Automatische synchronisatie en meldingen
Ook synchronisatie wordt hiermee beter.
Microsoft geeft aan dat gedeelde mailboxen die uitsluitend via automapping zijn toegevoegd in de nieuwe Outlook niet altijd automatisch synchroniseren. In dat geval moet een gebruiker de map openen of handmatig synchroniseren om nieuwe berichten te zien.4
Wanneer de gedeelde mailbox als account wordt toegevoegd, kan deze automatisch synchroniseren en eigen meldingen ontvangen.4
Voor een mailbox als support@ of info@ is dit geen klein detail. Een gemist bericht kan immers direct betekenen dat een klant langer op antwoord wacht.
Nieuwe e-mails eindelijk vanaf het juiste adres
Misschien wel de prettigste verbetering zit in het verzenden van e-mail.
Een gedeelde mailbox die alleen als map is gekoppeld, voelt in Outlook niet altijd als een echt verzendaccount. Bij het beantwoorden van een ontvangen bericht wordt meestal wel het gedeelde adres gebruikt, maar bij een volledig nieuw bericht kan Outlook alsnog het persoonlijke account als afzender kiezen. De gebruiker moet dan telkens controleren of in het veld Van wel [email protected] staat.
Dat is niet alleen irritant, maar ook foutgevoelig. Eén moment van onoplettendheid en een zakelijke e-mail wordt vanaf het persoonlijke adres van een medewerker verzonden.
Na het promoveren staat de gedeelde mailbox als account in Outlook. Daarmee doet zij mee aan de normale account- en afzenderkeuze. Outlook toont bij meerdere accounts het gebruikte account in het veld Van, en je kunt daar wisselen tussen beschikbare accounts.5
Een volledig account mailt in de praktijk veel logischer vanuit zijn eigen accountcontext. Dat is eigenlijk precies wat je van een account verwacht, maar voor gedeelde mailboxen was dat jarenlang niet vanzelfsprekend.
Voor iemand die voornamelijk vanuit info@, administratie@ of verkoop@ werkt, is dat een enorme verbetering. Nieuwe berichten worden dan veel natuurlijker vanuit het gezamenlijke bedrijfsadres opgesteld, zonder dat de gebruiker iedere keer handmatig de afzender hoeft te corrigeren.
Dit is vooral prettig voor recepties, servicedesks, verkoopafdelingen en administratieve teams.
Let wel: de gebruiker moet naast Volledige toegang ook Verzenden als of Verzenden namens hebben om daadwerkelijk namens de gedeelde mailbox te kunnen mailen. Full Access alleen geeft geen verzendrecht.6
Minder fouten en minder beheerwerk
De winst zit niet alleen in extra functies. De hele inrichting wordt begrijpelijker.
Voorheen:
De gedeelde mailbox staat onder mijn account, maar sommige instellingen horen bij mij en andere bij de mailbox. Voor nieuwe berichten moet ik controleren vanaf welk adres ik verzend.
Nu:
Dit is mijn persoonlijke account en dit is het gedeelde account. Beide hebben hun eigen mappen, instellingen, meldingen, regels en verzendcontext.
Voor een gebruiker is dat veel logischer. Voor een IT-beheerder betekent het minder PowerShell-werk, minder afwijkende Outlook-profielen en minder ondersteuning bij vragen als:
- Waarom kan ik deze categorie niet verwijderen?
- Waarom krijg ik geen melding van nieuwe e-mail?
- Waarom werkt mijn regel alleen in mijn eigen mailbox?
- Waarom is dit bericht vanaf mijn persoonlijke adres verzonden?
- Waarom kan ik het automatische antwoord van de gedeelde mailbox niet aanpassen?
De mailbox blijft technisch een gedeelde mailbox
De term volwaardig account kan de indruk wekken dat de gedeelde mailbox wordt omgezet naar een normale, gelicentieerde gebruikersmailbox. Dat gebeurt niet.
De mailbox blijft in Microsoft 365 een gedeelde mailbox. Gebruikers melden zich niet rechtstreeks aan met het wachtwoord van [email protected], maar gebruiken hun eigen account en hun eigen multifactor-authenticatie. Microsoft adviseert dat het account achter een gedeelde mailbox uitgeschakeld blijft voor directe aanmelding.7
Dat is prettig vanuit beveiligingsoogpunt: iedere medewerker blijft werken met een eigen identiteit, terwijl Outlook de gedeelde mailbox toch als account kan behandelen.
Nog niet alles is opgelost
De functie is een flinke stap vooruit, maar de ondersteuning is nog niet volledig gelijk aan die van een gewone gebruikersmailbox.
Microsoft noemt onder andere nog beperkingen bij:
- contactpersonen;
- taken;
- notities;
- archiefmappen;
- sommige invoegtoepassingen;
- het zoeken naar agenda-items.
Daarnaast kan de optie nog ontbreken in bepaalde versies van de nieuwe Outlook, omdat Microsoft nieuwe functies gefaseerd beschikbaar stelt.1
De functie geldt specifiek voor de nieuwe Outlook voor Windows. In classic Outlook blijft voor het toevoegen als afzonderlijk account voorlopig de oude handmatige route van toepassing.
Een kleine knop met een grote impact
De knop Convert lijkt op het eerste gezicht misschien een detail. In werkelijkheid lost deze een jarenlang probleem op in de manier waarop Outlook met gedeelde mailboxen omgaat.
Een gedeelde mailbox is niet langer alleen een map die toevallig onder een persoonlijk account hangt. Zij kan nu functioneren als een herkenbare accountcontext met eigen categorieën, regels, meldingen, automatische antwoorden en verzendinstellingen.
Voor gebruikers betekent dit meer mogelijkheden en minder kans op fouten. Voor beheerders betekent het minder uitzonderingen, minder scripts en aanzienlijk eenvoudiger ondersteuning.
Soms zijn de beste Microsoft 365-verbeteringen niet de functies met de grootste marketingcampagne. Soms is het gewoon één knop die eindelijk een jarenlang beheersprobleem oplost.
En eerlijk is eerlijk: deze is echt heel erg welkom.
Hulp nodig met Microsoft 365?
Wilt u weten of uw Microsoft 365-omgeving slimmer, veiliger of gebruiksvriendelijker kan worden ingericht? Neem gerust contact op met Forcys. We denken graag mee over een werkplek die technisch goed beheerd is én in de praktijk gewoon logisch werkt.
Bronnen
- Microsoft Support, “Manage shared mailbox settings in new Outlook”: https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sharing/manage-shared-mailbox-settings-in-new-outlook
- Microsoft Learn, “Add a shared mailbox as an additional account in Outlook Desktop”: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-apps/outlook/profiles-and-accounts/add-shared-mailbox-as-additional-account
- Microsoft Support, “Open and use a shared mailbox in Outlook”, sectie over ondersteunde mogelijkheden in new Outlook: https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sharing/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook
- Microsoft Support, “Sync a shared mailbox in new Outlook”: https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sharing/sync-a-shared-mailbox-in-new-outlook
- Microsoft Support, “Create an email message in Outlook”: https://support.microsoft.com/en-au/office/create-an-email-message-in-outlook-147208af-ca8e-4cdf-b71f-77ba81a54069
- Microsoft Learn, “Shared mailboxes in Exchange Online”: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes
- Microsoft Support, “Open and use a shared mailbox in Outlook”: https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sharing/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook
- Pexels, “Free Stock Photo & Video License”: https://www.pexels.com/license/